Home โปรแกรมบัญชีเอ็กซ์เพรส ทิป,เทคนิค,โปรแกรมเสริม Express วิธีการแปลงข้อมูลจาก Excel มาใช้ใน Express
Your IP: 54.196.196.72


Today: 281
Yesterday: 274
Total: 512227
วิธีการแปลงข้อมูลจาก Excel มาใช้ใน Express พิมพ์ อีเมล

หากคุณต้องการนำข้อมูลที่เคยป้อนไว้ในโปรแกรมอื่นๆ มาใช้ในโปรแกรม Express ข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ ที่จะนำมาใช้ในโปรแกรม Express ได้ คือ ไฟล์ฐานข้อมูลหลัก เช่น รายละเอียดของลูกค้า สินค้า หรือผู้จำหน่าย ส่วนรายการเดินประจำวัน เช่น รายการซื้อ ขายนั้น จะไม่สามารถนำเข้าจากโปรแกรมอื่น มาใช้ในโปรแกรม Express ได้ครับ และมีเงื่อนไขว่าไฟล์จากโปรแกรมอื่นๆ นั้น จะต้องอยู่ในฟอร์แมทของไฟล์ประเภท Excel และการเก็บข้อมูลภายในไฟล์ Excel นั้นจะต้องแยกข้อมูลแต่ละประเภทออกเป็นคอลัมน์ เช่น รหัสลูกค้าอยู่ในคอลัมน์ A / ชื่อลูกค้าอยู่ในคอลัมน์ B / ที่อยู่อยู่ในคอลัมน์ C เป็นต้น

 

ในบทความนี้จะแสดงตัวอย่างขั้นตอนการแปลงข้อมูลจากไฟล์ข้อมูลประเภท Excel มาเป็นไฟล์ข้อมูลของ Express โดยใช้โปรแกรม Microsoft FoxPro เป็นเครื่องมือในการแปลงข้อมูล แต่หากคุณถนัดใช้โปรแกรมอื่น ก็สามารถใช้บทความนี้เป็นแนวทางในการปฏิบัติได้ครับ

คำเตือน คุณควรจะลองแปลงข้อมูลภายใต้โฟลเดอร์ข้อมูลของโปรแกรม Express ที่ยังไม่มีการทำงานจริง เพราะหากเกิดข้อผิดพลาด ก็จะไม่มีผลกระทบกับข้อมูลที่ได้ป้อนเข้าไปในโปรแกรม Express แล้ว

1.    ก่อนที่คุณจะสามารถแปลงข้อมูลเข้ามาเป็นไฟล์ข้อมูลของ Express ได้ จำเป็นที่จะต้องรู้โครงสร้างการเก็บข้อมูลของโปรแกรม Express ก่อน ซึ่งการเปิดไฟล์ Express ขึ้นมาเพื่อดูวิธีการเก็บข้อมูลนั้น สามารถทำได้จากหลายๆ โปรแกรมด้วยกัน แต่หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะใช้โปรแกรมใด ขอแนะนำโปรแกรม Freeware ตัวนี้ครับ http://www.esg.co.th/mambo/index.php?option=com_content&task=view&id=62&Itemid=32

2.    จากนั้นให้คุณใช้โปรแกรม Paradox dDbase Reader เปิดไฟล์ ARMAS.DBF จากในโฟลเดอร์ข้อมูลตัวอย่างของโปรแกรม Express ขึ้นมา (ปกติข้อมูลตัวอย่างจะเก็บอยู่ที่ C:\Program File\ExpressI\Test หรือขึ้นอยู่กับว่าคุณติดตั้งโปรแกรม Express ไว้ที่ใด)  ทั้งนี้เพื่อดูว่าไฟล์ข้อมูลที่เก็บฐานข้อมูลลูกค้าของโปรแกรม Express นั้น ข้อมูลแต่ละประเภท เช่น รหัสลูกค้า ชื่อลูกค้า ที่อยู่ เบอร์โทร เขตการขาย พนักงานขายนั้น เก็บอยู่ภายในฟิลด์ข้อมูลใดบ้าง

3.    หลังจากนั้นให้เข้าโปรแกรม  Excel แล้วเปิดไฟล์ข้อมูลของคุณ ซึ่งต้องการจะแปลงให้เป็นข้อมูลของ Express ขึ้นมา แล้วทำการเพิ่มบรรทัดเหนือข้อมูลที่มีอยู่ โดยใส่ชื่อฟิลด์ข้อมูลของโปรแกรม Express เข้าไปให้ตรงกับข้อมูลที่ถูกจัดเก็บอยู่ เช่น หากในคอลัมน์แรกเป็นรหัสลูกค้า ชื่อฟิลด์ที่พิ่มเข้าไปด้านบน ก็ต้องเป็นฟิลด์ CUSCOD แล้วกำหนดให้ทุก field ชิดซ้าย ตามรูปที่ 1

Image
รูปที่ 1

    

4.    ทำการบันทึกไฟล์ โดยเลือกประเภทของไฟล์ให้เป็น DBF 3 (dBase III) ตามรูปที่ 2 จากตัวอย่างเราจะบันทึกไฟล์ที่แปลงข้อมูลแล้วนี้ในชื่อ customer.dbf และเก็บไฟล์นี้ไว้ที่ไดร์ฟ C:\
 

Image
รูปที่ 2


5.    เรียกเข้าโปรแกรม Foxpro แล้วเปิดไฟล์ Customer.dbf ขึ้นมา เพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง โดยใช้คำสั่ง Use และตามด้วยชื่อโฟลเดอร์และชื่อไฟล์ที่ต้องการเปิด จากตัวอย่างจะเป็น use c:\customer.dbf ซึ่งหากมีขึ้นมาถาม Code Page ก็ให้เลือกตามรูป

Image
รูปที่ 3


6.    จากนั้นเราจะใช้คำสั่ง modify structure เพื่อดูว่าโครงสร้างข้อมูลในแต่ละฟิลด์ข้อมูลนั้นถูกต้องหรือไม่ ซึ่งประเภทของข้อมูลที่จะแปลงเข้าโปรแกรม Express ควรจะอยู่ในประเภท Character ทั้งหมด หากไม่ใช่ ให้คลิกที่ช่อง Type แล้วแก้ไขให้ถูกต้องดังรูปครับ (คำสั่งที่ใช้ในแบบคอมมานด์ไลน์ในโปรแกรม FoxPro นั้น สามารถพิมพ์เพียง 4 ตัวหน้าก็ได้ อย่างเช่น Modify Structure ก็จะพิมพ์เพียง Modi Stru)

Image
รูปที่ 4


7.    การเปลี่ยน Structure ตามขั้นตอนข้างต้น ในบางครั้งอาจจะมีผลทำให้ข้อมูลที่เก็บอยู่ภายในฟิลด์นั้น ไม่อยู่ในตำแหน่งชิดซ้าย  ซึ่งอาจจะทำให้การนำข้อมูลไปใช้งานในโปรแกรม Express ไม่ถูกต้อง ดังนั้นเราสามารถใช้คำสั่งยืนยันการจัดตำแหน่งชิดซ้าย ยกตัวอย่างเช่น หากต้องการให้แน่ใจว่ารหัสลูกค้า (ชื่อฟิลด์คือ Cuscod) อยู่ในตำแหน่งชิดซ้าย ก็ให้พิมพ์คำสั่งว่า Repl all Cuscod with ltrim(Cuscod) ซึ่งหากมีข้อมูลในฟิลด์อื่น ที่ไม่อยู่ในตำแหน่งชิดซ้าย ก็ใช้คำสั่งแบบเดียวกันนี้ เพียงแต่เปลี่ยนชื่อฟิลด์จาก Cuscod เป็นชื่อฟิลด์ตามที่ต้องการเท่านั้น สุดท้ายใช้คำสั่ง Browse เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลต่างๆอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง และชิดด้านซ้ายหรือไม่ ดังรูปครับ

Image
รูปที่ 5


8.    ให้กด Esc เพื่อยกเลิกหน้าจอการ Browse และเปิดไฟล์ ARMAS.DBF จากโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูลของคุณขึ้นมา (โดยใช้คำสั่ง use แล้วตามด้วยชื่อโฟลเดอร์และชื่อไฟล์) จากตัวอย่าง ผมมีบริษัทที่สร้างเตรียมไว้แล้วในโปรแกรม Express โดยโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูลคือ MyData จากนั้นใช้คำสั่ง zap เพื่อลบข้อมูลทั้งหมด (ถ้ามี) ภายในไฟล์ ARMAS นั้น ตามรูปที่ 6
 

Image
รูปที่ 6


9.    เราจะเอาข้อมูลที่เราทำการแปลงตามขั้นตอนข้างต้น มาเพิ่มไว้ในไฟล์ ARMAS ของโปรแกรม Express โดยใช้คำสั่ง APPEND From แล้วตามด้วยชื่อไฟล์ที่แปลงมา ตามรูปที่ 7

Image
รูปที่ 7

    
10.    แล้วพิมพ์คำสั่ง Quit เพื่อออกจากโปรแกรม Foxpro
11.    เข้าโปรแกรม Express ไปจัดเรียงข้อมูล จากนั้นเมื่อดูในหน้าจอเมนูรายละเอียดลูกค้า ก็ควรจะเห็นข้อมูลที่เราทำการแปลงเข้ามาครับ

 
 ไอ.ที.แอดแวนเทจ :: I.T.Advantage :: Professional IT Solution, สงวนลิขสิทธิ์ 2552 โดย บริษัท ไอ.ที.แอดแวนเทจ จำกัด บริหารจัดการโดย Edd Brain Storm