ฝากขาย คือ การที่เจ้าของสินค้า ซึ่งเรียกว่า ผู้ฝากขาย (Consignor) ส่งสินค้าไปให้บุคคลอีกฝ่ายหนึ่ง ซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวแทนของเจ้าของสินค้าทำการจำหน่ายสินค้านั้นให้ ซึ่งเรียกว่า ผู้รับฝากขาย (Consignee) และผู้รับฝากขายจะได้รับผลตอบแทนเป็นค่านายหน้า ซึ่งจะคำนวณเป็นอัตราร้อยละจากยอดขาย

 

การเตรียมข้อมูลเบื้องต้น

 

วิธีการบัญชีทางด้านผู้ฝากขาย        

ขั้นตอนที่ 1  ขั้นตอนการกำหนดเลขที่บัญชี  ให้กำหนดเลขที่บัญชีที่เกี่ยวข้องกับการฝากขายไว้ในผังบัญชีที่ เมนูบัญชี ข้อ 2. ผังบัญชี

 

บัญชี

หมวด

เลขที่บัญชี

ลูกหนี้ผู้รับฝากขาย

สินทรัพย์

1130-01

รายได้ฝากขาย

รายได้

4100-01

ค่านายหน้า

ค่าใช้จ่าย

5200-01

ค่าขนส่ง

ค่าใช้จ่าย

5200-05

ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด

ค่าใช้จ่าย

5370-06

 

cons01

 

ขั้นตอนที่ 2 ตั้งรหัสคลังสินค้า ที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 2. กำหนดตารางข้อมูล / ข้อ 21 คลังสินค้า โดยแยกตามผู้รับฝากขาย เช่น ห้างโรบินสัน เป็น คลัง RBBP

 

sel02

 

ขั้นตอนที่ 3 ตั้งรหัสลูกค้าที่ เมนูขาย ข้อ 6. รายละเอียดลูกค้า โดยตั้งตามลูกค้าที่รับฝากขาย เช่น ห้างโรบินสัน

 

cons05

 

ขั้นตอนที่ 4 กำหนดรหัสสินค้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 2. รายละเอียดสินค้า

 

sel04

 

ขั้นตอนที่ 5 กำหนดรหัสค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการฝากขาย เช่น ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่าง ๆ เมนูซื้อ ข้อ 7. รายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ

 

sel04-2

 

ขั้นตอนที่ 6 กำหนดวิธีการรับชำระหนี้ เช่นค่านายหน้า ค่าขนส่ง  และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่าง ๆ ที่เมนูเริ่มระบบ ข้อ1. กำหนดค่าเริ่มต้นต่าง ๆ ข้อ 4. ระบบขายและลูกหนี้ ข้อ 2.วิธีรับชำระหนี้

cons03

 

ขั้นตอนในการทำงาน

1. การโอนสินค้า ให้ทำการโอนย้ายระหว่างคลังเพื่อเป็นการย้ายสินค้าจากคลังหลัก ไปยังคลังรับฝากขายที่ เมนูสินค้า ข้อ 1. รายการประจำวันสินค้า / ข้อ 2. โอนย้ายระหว่างคลัง เพื่อทำการโอนย้ายสินค้าไปยังคลังปลายทาง หรือ คลังของผู้รับฝากขายที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้แล้ว

 

sel05

         

โปรแกรมไม่มีการบันทึกบัญชี

 

  2. ในการทำรายการฝากขาย ให้เปิดบิลขายเพื่อเป็นการส่งสินค้าไปให้ผู้รับฝากขายที่ เมนูขาย ข้อ 4. ขายเงินเชื่อโดยใช้รหัสสินค้าที่กำหนดไว้แล้วในเมนูรายละเอียดสินค้าและให้ระบุคลังในใบกำกับเป็น คลังรับฝากขาย RBBP

 

sel06

 

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual

gls01

                         

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Periodic

gls02

 

*** ต้นทุนขายจะไม่มีการบันทึกบัญชี ***        

 

  3.  กรณีมีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการฝากขายเกิดขึ้น ซึ่งได้ตกลงให้ ผู้ฝากขายเป็นผู้ออกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่าง ๆ ให้ไปบันทึกที่ เมนูซื้อ ข้อ 5. บันทึกค่าใช้จ่าย ตามรหัสที่ตั้งไว้ในรายละเอียดค่าใช้จ่าย

 

sel07

 

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual และ แบบ Periodic เหมือนกัน

gls03

       

 

4. กรณีสินค้าที่ฝากขาย ขายไม่หมด และทางผู้รับฝากขายได้ส่งสินค้ากลับคืน ให้ทำเอกสารรับคืนสินค้าที่ เมนูการเงิน ข้อ 1. รับเงิน / ข้อ 4. ใบลดหนี้/รับคืนสินค้า และระบุคลังที่รับคืนสินค้าเป็น คลัง HO (คลังสินค้าของผู้ฝากขายเอง)

 

sel08

 

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual

gls04

         

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Periodic

gls05

 

5.  เมื่อทางผู้ฝากขายได้รับรายงานการรับฝากขาย เกี่ยวกับการขายสินค้าที่ขายว่ามีจำนวนเท่าใด และมีค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ผู้รับฝากขายออกแทน และ คิดค่านายหน้าเท่าใด หรือเหลือเงินที่ได้รับ [11,235 -7,490 -650 -700 = 2,395.-] ทางด้านผู้ฝากขายต้องทำการบันทึกการรับชำระหนี้จากผู้รับฝากขายตามบิลที่ได้เปิดไว้ที่ เมนูการเงิน ข้อ 1. รับเงิน / ข้อ 5. รับชำระหนี้ เพื่อทำการตัดยอดลูกหนี้

 

sel09

 

โปรแกรมจะบันทึกบัญช ีแบบ Perpetual และ แบบ Periodic เหมือนกัน

gls06

 

วิธีการบันทึกบัญชีทางด้านผู้รับฝากขาย

1. ตั้งรหัสคลังสินค้าที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 2. กำหนดตารางข้อมูล ข้อ 21 คลังสินค้า โดยแยกตามผู้ฝากขาย เช่น ร้านสบายใจ เป็น คลัง CSBJ (Consignment - Sabuyjai)
2. ตั้งรหัสเจ้าหนี้ที่ เมนูซื้อ ข้อ 6. รายละเอียดผู้จำหน่าย โดยตั้งตามผู้ฝากขาย เช่น ร้านสบายใจ เป็น CM-001 หรือ CM-SBJ
3. ตั้งรหัสสินค้าเพื่อเก็บสต็อกสินค้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 2. รายละเอียดสินค้า โดยกำหนดเลขที่บัญชีเป็น 'สินค้าสำเร็จรูป' และกำหนดรหัสสินค้าตามประเภทสินค้า

 

ขั้นตอนการรับสินค้าเข้าสต็อก

ให้บันทึกการรับสินค้าจากผู้ฝากขายที่ เมนูซื้อ ข้อ 4. ซื้อเงินเชื่อ โดยระบุรหัสผู้จำหน่ายและรหัสสินค้าที่ตั้งไว้แล้ว ซึ่งคลังที่จะทำการซื้อเข้ามาจะเป็น คลัง CSBJ ในขั้นตอนนี้โปรแกรมจะบันทำบัญชีให้ ดังนี้

กรณีบันทึกบัญชีแบบ Perpetual

Dr. สินค้า

xxx.-

 

ภาษีซื้อ

xxx.-

 

Cr. เจ้าหนี้

 

xxx.-

                       

กรณีบันทึกบัญชีแบบ Periodic

Dr. ซื้อสินค้า        

xxx.-

 

 ภาษีซื้อ

xxx.-

 

Cr. เจ้าหนี้

 

xxx.-

 

ขั้นตอนการขายสินค้า

ให้บันทึกการขายสินค้าที่รับฝากขายที่ เมนูขาย ข้อ 2. ขายเงินสด โดยให้เลือกคลังสินค้าให้ตรงกับรหัสผู้จำหน่ายที่เลือกไว้ข้างต้น และเลือกรหัสสินค้าตัวที่ต้องการขาย โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้ ดังนี้

กรณีบันทึกบัญชีแบบ Perpetual

Dr. ลูกหนี้

xxx.-

 

Cr. รายได้จากการฝากขาย

 

xxx.-

     ภาษีขาย

 

 xxx.-

Dr. ต้นทุนสินค้าเพื่อขาย

xxx.-

 

Cr. สินค้า

 

xxx.-

 

กรณีบันทึกบัญชีแบบ Periodic

Dr. ลูกหนี้

xxx.-

 

Cr. รายได้จากการฝากขาย

 

xxx.-

     ภาษีขาย

 

 xxx.-

 

ส่งรายงานการฝากขาย

พอสิ้นกำหนดระยะเวลาที่ทำการตกลงกับผู้ฝากขาย ให้พิมพ์รายงานการขายตามช่วงวันที่ส่งให้ผู้ฝากขาย ทางผู้ฝากขายเมื่อได้รับรายงานก็จะทำใบลดหนี้/รับคืนสินค้าตามยอดที่ได้รับคืน และทำใบเสร็จมา

เก็บเงินสำหรับยอดขายที่ขายได้ (และถ้าจะส่งสินค้ามาฝากขายเพิ่ม ก็จะออกใบขายเงินเชื่อในส่วนนี้มาให้อีกฉบับ)

 

ขั้นตอนการจ่ายชำระหนี้

ให้บันทึกการจ่ายชำระหนี้ที่ เมนูการเงิน ข้อ 2. จ่ายเงิน / ข้อ 4. จ่ายชำระหนี้ เพื่อเป็นการตัดยอดเจ้าหนี้โดยจะทำการจ่ายด้วย เงินสด หรือ เช็คก็ได้ ในขั้นตอนนี้โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้ ดังนี้

โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual และ แบบ Periodic เหมือนกัน

Dr. เจ้าหนี้

xxx.-

 

Cr. เงินสด/เช็คจ่ายล่วงหน้า        

 

xxx.-