การเตรียมข้อมูลเบื้องต้น
ขั้นตอนที่ 1 การเตรียมผังบัญชี เมนูบัญชี ข้อ 2 ผังบัญชี จะต้องสร้างบัญชี เช่น
|
บัญชี |
หมวด |
เลขที่บัญชี |
|
สินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ |
สินทรัพย์ |
1140-02 |
|
สินค้าระหว่างทาง |
สินทรัพย์ |
1140-04 |
|
เจ้าหนี้ต่างประเทศ |
หนี้สิน |
2120-03 |
|
กำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน |
รายได้ |
4200-04 |
|
ซื้อสินค้าต่างประเทศ |
ค่าใช้จ่าย |
5130-04 |
(บัญชี ซื้อสินค้าต่างประเทศ จะใช้ในกรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic )
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมข้อมูลเจ้าหนี้ เมนูซื้อ ข้อ 6 รายละเอียดเจ้าหนี้
ขั้นตอนที่ 3 เตรียมข้อมูลสินค้า เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า
ขั้นตอนที่ 4 เตรียมข้อมูลค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวกับการนำเข้า เช่น ค่าธรรมเนียม, ค่าระวาง และสินค้าระหว่างทาง เมนูซื้อ ข้อ 7 รายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่นๆ โดยกำหนดรหัสค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในบรรทัดบัญชีค่าใช้จ่าย กำหนด เป็นเลขที่บัญชีสินค้าระหว่างทาง
สินค้าระหว่างทาง เพื่อใช้ในการซื้อเข้า ในบรรทัดบัญชีค่าใช้จ่าย เป็นเลขที่บัญชีสินค้าระหว่างทาง
ขั้นตอนที่ 5 สร้างเอกสารที่เกี่ยวกับการซื้อต่างประเทศที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4 กำหนดเลขที่เอกสารโดยให้คัดลอกจากหมวด RR
ขั้นตอนที่ 6 สร้างเอกสารการรับสินค้าที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4 กำหนดเลขที่เอกสาร โดยให้คัดลอกจาก
หมวด JU
ข้อสังเกต กรณีที่เป็นการบันทึกบัญชีแบบ Periodic จะมีการกำหนดเลขที่บัญชีไว้ทั้ง 2 ฝั่ง คือบัญชีด้านเดบิทให้กำหนดเป็น บัญชีซื้อสินค้าต่างประเทศ ส่วนบัญชีด้านเครดิต ให้กำหนดเป็น บัญชีสินค้าระหว่างทาง เพื่อให้มีการบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน
กรณีที่เป็นการบันทึกแบบ Perpetual จะกำหนดเฉพาะ ด้านเครดิตสินค้าระหว่างทาง อย่างเดียว
ขั้นตอนที่ 7 กำหนดเอกสารเพิ่มเพื่อใช้ในการปรับปรุงค่าใช้จ่ายในการนำเข้าที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4 กำหนดเลขที่เอกสาร โดยให้คัดลอกจากหมวดCA
ข้อสังเกต กรณีที่เป็นการบันทึกบัญชีแบบ Periodic จะมีการกำหนดเลขที่บัญชีไว้ทั้ง 2 ฝั่ง คือบัญชีด้านเดบิทให้กำหนดเป็น บัญชีซื้อสินค้าต่างประเทศ ส่วนบัญชีด้านเครดิต ให้กำหนดเป็น บัญชีสินค้าระหว่างทาง เพื่อให้มีการบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน
กรณีที่เป็นการบันทึกแบบ Perpetual จะกำหนดเฉพาะ ด้านเครดิตสินค้าระหว่างทาง อย่างเดียว
ขั้นตอนที่ 8 กำหนดการบันทึกผลต่างที่เป็นกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน และ เงินโอนธนาคารBBLที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 1 กำหนดค่าเริ่มต้นต่าง ๆ ข้อ 5 ระบบซื้อและเจ้าหนี้ ข้อ 2 วิธีการจ่ายชำระหนี้
ขั้นตอนในการทำงาน
| 1. | เมื่อฝ่ายจัดซื้อได้รับการร้องขอให้ดำเนินการสั่งซื้อสินค้านำเข้าจากส่วนงานที่เกี่ยวข้อง ฝ่ายจัดซื้อจะทำการตรวจสอบถึงประวัติสินค้านำเข้า และตรวจสอบราคาสินค้า ไปยังผู้ขาย โดยอาจให้ผู้ขายทำใบเสนอราคา ส่งมายังฝ่ายจัดซื้อ |
*** ขั้นตอนนี้จะไม่มีการบันทึกรายการในโปรแกรม
| 2. | เมื่อฝ่ายจัดซื้อได้รับใบเสนอราคาจากผู้ขาย และมีการอนุมัติจากหัวหน้าฝ่ายจัดซื้อเรียบร้อย ทางฝ่ายจัดซื้อจะดำเนินการ โดยแนบเอกสารต่าง ๆ เพื่อนำเสนอต่อผู้จัดการส่วนจัดซื้อเพื่อพิจารณาตรวจสอบ |
*** ขั้นตอนนี้จะไม่มีการบันทึกรายการในโปรแกรม
| 3. | เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะทำเอกสารไปให้ทางฝ่ายการเงิน เพื่อทำการขอเปิด Letter of Credit (L/C) และฝ่ายการเงินจะส่งเอกสารที่เกี่ยวกับ L/C ไปให้กลับทางธนาคาร ซึ่งขั้นตอนในการทำ L/Cจะต้องขึ้นอยู่กับการทำงาน |
| ของธนาคาร และเมื่อทางธนาคารตรวจสอบเอกสาร L/C เรียบร้อย ก็จะส่งเอกสาร กลับมายังฝ่ายการเงินและถ้าตรวจสอบ |
| เอกสารเรียบร้อยฝ่ายการเงินก็จะทำการบันทึกเอกสารที่เกี่ยวกับค่าธรรมเนียมในการขอเปิด L/C |
ขั้นตอนการบันทึก บันทึกที่เมนูซื้อ ข้อ 5 บันทึกค่าใช้จ่าย
โปรแกรมจะลงบัญชีโดย (ทั้ง Perpetual และ Periodic จะบันทึกบัญชีเหมือนกัน)
| 4. | เมื่อฝ่ายจัดซื้อได้รับเอกสาร L/C จากฝ่ายการเงิน ก็จะทำจดหมายแจ้งไปยังผู้ขายเพื่อติดตามเอกสาร ส่วนผู้ขายจะทำเอกสาร Shipping document มายังฝ่ายจัดซื้อ เพื่อให้เปรียบเทียบกับ L/C |
***Shipping Document ประกอบด้วย Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L) และเอกสารอื่นๆ ซึ่งฝ่ายจัดซื้อต้องรอสินค้าผ่านพิธีการนำเข้า
ขั้นตอนการบันทึก บันทึกที่เมนูซื้อ ข้อ 4 ซื้อเงินเชื่อ / ซื้อเงินเชื่อต่างประเทศ
โปรแกรมจะลงบัญชีโดย (ทั้ง Perpetual และ Periodic จะบันทึกบัญชีเหมือนกัน)
| 5. | ทาง Shipping จะจัดทำเอกสารขาเข้าเพื่อการผ่านพิธีการต่าง ๆ นำมาให้ฝ่ายจัดซื้อ เมื่อดำเนินการเรียบร้อย และทราบจำนวนเงินค่าภาษีอากรนำเข้าตลอดจนค่าระวางขาเข้า ค่าประกันภัย และอื่นๆ ที่จำเป็น เมื่อฝ่ายจัดซื้อทราบรายการเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายนำเข้าก็จะนำเอกสารต่างๆ มาให้ฝ่ายการเงิน เพื่อดำเนินการจ่ายต่อไป |
ขั้นตอนการบันทึก บันทึกที่เมนูซื้อ ข้อ 5 บันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ
โปรแกรมจะลงบัญชีโดย (ทั้ง Perpetual และ Periodic จะบันทึกบัญชีเหมือนกัน)
6. เมื่อคลังวัตถุดิบได้รับสินค้าแล้ว จะออกใบรับของตามระบบการรับของสำเนาใบรายงานรับของ
ให้กับฝ่ายการเงิน และฝ่ายจัดซื้อ จะเป็นเอกสาร T/R เพื่อรอการตัดบัญชี
ขั้นตอนการบันทึก บันทึกที่เมนูสินค้า ข้อ 1 รายการประจำวันสินค้า / ข้อ 3 ปรับปรุงยอดสินค้า / รับสินค้าจากต่างประเทศ โดยราคาทุนต่อหน่วยของสินค้านำเข้านี้จะคำนวณได้จากมูลค่าของสินค้าที่นำเข้าบวกค่าใช้จ่ายในการนำเข้า และหารด้วยปริมาณสินค้าที่นำเข้า จากตัวอย่างนี้คือ 337,500 + 1,500 + 1,200 / 15 = 22,680.-
กรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Perpetual โปรแกรมจะลงบัญชีโดย
กรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic โปรแกรมจะลงบัญชีโดย
หมายเหตุ หากมีค่าใช้จ่ายบางตัวที่คุณยังไม่ได้รับใบกำกับ หรือยังไม่ทราบ ณ วันที่รับสินค้าจากต่างประเทศ คุณสามารถนำค่าใช้จ่ายดังกล่าวไปบันทึกเช่นเดียวกับการบันทึกใน
ข้อ 5 เมนูบันทึกค่าใช้จ่ายอื่น จากนั้นจึงนำยอดค่าใช้จ่ายดังกล่าวนี้ไปปรับปรุงเข้าเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนสินค้านำเข้าได้ที่
เมนูสินค้า ข้อ 1 รายการประจำวันสินค้า / ข้อ 4 ปรับปรุงต้นทุนสินค้า / ปรับปรุงค่าใช้จ่ายจากการนำเข้า
กรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Perpetual โปรแกรมจะลงบัญชีโดย
กรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic โปรแกรมจะลงบัญชีโดย
7.กรณีถ้ามีภาษีซื้อ ให้นำไปบันทึกเฉพาะค่าภาษีที่ เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงรายการประจำวัน \สมุดรายวันทั่วไป เมื่อบันทึกก็จะมีหน้าจอให้กรอกรายการเกี่ยวภาษีซื้อ เพื่อไปออกรายงานภาษีให้
| 8. | เมื่อเอกสาร T/R ได้รับอนุมัติแล้ว ฝ่ายการเงินจะจัดทำ cheque หรือ แบบฟอร์มเพื่อการโอนเงิน เพื่อลงนามอนุมัติ เมื่อชุดจ่ายได้รับอนุมัติแล้วจะนำส่ง cheque ให้กับธนาคารที่รับ T/R และติดตามถามใบเสร็จรับเงิน หรือใบแจ้งหักบัญชีจากธนาคาร ซึ่งขั้นตอนนี้อาจจะมี |
ผลต่างจากอัตราแลกเปลี่ยนก็จะบันทึกเป็นกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนพร้อมกับบันทึกโอนเงิน
ขั้นตอนการบันทึก บันทึกที่เมนูการเงิน ข้อ 2 จ่ายเงิน / ข้อ 4 จ่ายชำระหนี้
โปรแกรมจะลงบัญชีโดย (ทั้ง Perpetual และ Periodic จะบันทึกบัญชีเหมือนกัน)
หมายเหตุ 'กำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน'สำหรับในช่องจำนวนเงินหากเป็นผลขาดทุน
ให้ป้อนยอดติดลบ แต่หากเป็นผลกำไรให้ป้อนตัวเลขตามปกติ
หากต้องการดูรายงานเกี่ยวกับวัตถุดิบที่คงเหลืออยู่ สามารถดูได้จาก รายงาน 421
รายงานวิเคราะห์การซื้อ 811
รายงาน 812 สำหรับดูค่าใช้จ่ายในการนำเข้า
